为了加强机关档案的科学化、规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合工作实际，制定本办法。

一、立卷归档

（一）归档范围

凡属于委机关在工作中形成的具有查考利用价值的文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计、录音、录像、照片、专业档案等各种门类，各种载体的文件资料，均应收集齐全、完整，立卷归档。

（二）归档时间

1.文书档案。头年的文书档案，由办公室整理后，于次年一季度将档案卷宗整理完结并移交档案室归档存查。

2.财务档案。每年形成的财务档案，由财务人员按照归档的要求，负责立卷、装订、编写目录索引，当年的财务档案由财务人员保管一年后，再将档案移交档案室归档存查。

3.业务档案。每年各业务室形成的档案，按宗地原则，由各室按照归档的要求，负责立卷、装订、编写目录索引，于次年二季度前将档案立卷整理完结并移交档案室归档存查。

4.声像档案。每一次活动、会议结束后，由承办室或办公室按有关规定整理后，及时交档案室归档。

（三）归档要求

1.委机关履行职责过程中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

2.一个全宗档案，按各自的分类大纲和保管期限进行排序，排列的方法前后一致不可任意变动。

3.按照案卷排序号编制卷号，以固定案卷的位置。

4.案卷质量、书写格式及各种装具符合档案管理的规定标准，卷内文件夹严禁使用铅笔、圆珠笔、彩色签字笔和红墨水，凡以上“四笔”书写的，必须复制后立卷归档。

（四）按收集、立卷、归档和保密规定，对不应归档的文件、材料造册送定点造纸厂销毁。

二、档案保管

（一）非档案管理人员，不得进入档案室，确需进入档案室的，需经分管领导批准。

（二）爱护档案，定期放置防虫药品，做好档案室的防盗、避光、防尘、防火、防潮工作，保证档案的安全。

（三）做好温湿度记录，根据季节变化，采用机械或自然通风，保持库内适宜温度。

（四）档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品及食品杂物，保持室内整洁卫生。

（五）定期检查室内设施，下班后切断室内各种电器电源，锁柜，关闭门窗。

（六）

三、档案查阅

（一）委机关干部职工因工作需要利用档案者，应出具案件受理单。

（二）法院、检察院、公安局等单位因涉案需要查阅档案，需持有单位正式介绍信，并提供工作证，执行公务证。

（三）律师因涉案需要查阅档案者，需持有关单位正式介绍信，并提供律师证，当事人委托书或委托代理协议书。

（四）查阅档案需遵守本委（局）的规章制度：

1.查阅档案应填写查询调阅档案申请、查阅范围、内容和目的。

2.查阅档案后填写查询的利用效果。

3.查阅人员由办公室接待并办理有关查阅手续。

4.档案室严禁拍摄照片。

（五）查阅档案人员要爱护档案，不得在档案上加批、划杠、圈点、污损、撕毁，更不得抽取档案原件，违者追究其法律责任。

（六）违纪档案、信访档案和廉政档案未经委（局）主要领导批准不准借出档案室。委（局）办案人员因涉案需要借出档案，必须经委（局）分管领导批准后，方可借出。并在规定时间内完好无损的归还。

（七）查阅档案资料，不实行有偿服务。

（八）档案资料查阅、复印均须分管领导批准。

（九）复印档案资料，经委（局）分管领导或办公室接待人员核对后签注“此资料系复印我委（局）档案，共几页”并加盖委（局）办公室公章，方可有效。

四、档案移交

凡应立卷、归档的文件、材料，按《档案法》规定，任何室或个人不得擅自保存，应及时立卷归档。

（一）文书档案，每年形成的文件材料，由办公室文书处理人员收集、分类、立卷、整理，经检查合格，于次年一季度移交档案室集中统一保管，并办好交接手续。

（二）财务档案:每年形成的财务档案，由财务人员遵循财务档案规律分类、立卷、装订、编写目录，次年保管一年后，移交委（局）档案室签收归档集中保管。

（三）业务档案，委（局）各业务室每年形成的业务档案，按宗地为单位，由各业务室按业务规律分类、立卷、整理，经检查合格，于次年二季度移交档案室集中统一保管，并办好交接手续。

（四）声像档案:凡反映本委（局）重大职能活动和工作成果的录音、录像带、由录音、摄像人员整理制作，主办室编写说明，连同录音、摄像带，每一次活动完结后及时交归档，并办理交接手续。

（五）照片档案:凡委（局）重大活动形成的照片档案，由摄影者或承办室整理并编写说明，连同底片、照片、说明及时交办公室编目归档，并办理交接手续。

（六）凡机构撤销、合并或档案人员工作变动，应将档案数量、保管情况和有关问题写出文字说明，材料存入全宗卷，交接人员按照案卷目录和移交清册，逐一清点办理交接手续。

五、档案人员职责

（一）认真贯彻执行《档案法》、《保密法》和有关档案工作规章制度。

（二）负责本机关应归档文件材料的收集、整理、归档工作和案卷的接收、移交工作，并指导机关各室的立卷归档工作。

（三）保管本机关各种门类和载体的档案，并编制检查方案、汇编档案资料、提供档案利用。

（四）整理室藏档案，科学分类排列，系统编目、编号，使之达到规范标准，并做好档案的利用、统计工作及档案的鉴定销毁工作。

（五）搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持帐、物相符。

（六）对委（局）所属各室的档案工作进行指导、监督。

（七）办理领导交办的其他工作。

六、档案保密规定

（一）凡委（局）档案室保管的各种门类、载体的档案，要严格执行《保密法》、《保密守则》的有关规定，做好档案保密工作。

（二）档案人员不得擅自将档案带出档案室、携带回家或控亲访友，严禁私自为他人查阅、复印档案。

（三）定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示汇报，不隐瞒失、泄密事件。

（四）按收集、立卷、归档和保密规定，对不应归档的文件、材料造册送定点造纸厂销毁。